Dienstreise Checkliste – Wie Sie eine Geschäftsreise planen

Diese Dinge müssen mit, wenn wichtige Termine anstehen

  • Die besten Tipps und Travel Hacks für Geschäftsreisende

Reisecheckliste/Packliste für Geschäftsreise

Wer auf dem Weg zu einem entscheidenden geschäftlichen Meeting ist, kann weder einen verbeulten Koffer noch einen leeren Akku von Laptop oder Handy brauchen. Noch schlimmer ist es, wenn dazu der Jetlag Kopfschmerzen bereitet und die Orientierung in der fremden Region verloren geht. Pannen sind für Geschäftsreisende noch lästiger als für alle anderen Reisenden, die meist keinen erheblichen Termindruck haben. Mit einigen Alltagstipps, auch Life Hacks genannt, können geschäftlich Reisende zusätzlichen Stress vermeiden. Life Hacks sind gewiefte, kleine Problemlösungen, die nicht nur im alltäglichen Leben, sondern auch auf Geschäftsreisen findige Abhilfe für missliche Lagen schaffen. Ein Travel Hack ist beispielsweise, klug und umsichtig das Reisegepäck zusammen zu stellen. Dann können Reisende anschließend so entspannt wie möglich zu Geschäftspartnern aufbrechen.

Finanzen und Zahlungsmittel: Geld, Karten & Organisatorisches

Wer als Arbeitnehmer für seine Firma verreist, wird oftmals von dieser mit einer Firmenkreditkarte ausgestattet. Eine solche Karte erleichtert im In- und Ausland die Zahlungsabwicklungen und garantiert Hotel- oder Mietwagenreservierungen. Praktisch ist, dass die Abbuchung direkt vom Firmenkonto erfolgt, so dass der Reisende selbst keine Kosten zu tragen hat. Geschäftsreisende, die zunächst in Vorlage treten müssen und später per Reisekostenabrechnung ihre Auslagen vom Arbeitgeber zurückerstattet bekommen, dürfen eigene Zahlkarten und Bargeld nicht vergessen. Je nach Bedarf wählen Geschäftsreisende aus der Checkliste aus, was für sie nötig ist.

  • Bargeld in Euro
  • Bargeld in Devisen/Auslandswährung
  • Firmenkreditkarte
  • private Kreditkarte
  • Geldkarte oder EC-Karte
  • dienstliche Geldbörse/Brieftasche
  • privates Portemonnaie
  • Übersicht mit Notfall Telefonnummern von Service Hotlines der Bank/des Kreditkartenanbieters
  • Infoblatt mit Hinweisen, was im Falle von Verlust der Firmenkarte und privaten Karte zu tun ist
  • Telefonnummer der jeweiligen Landespolizei, falls ein Schwund oder Diebstahl von Kreditkarten oder Bargeld o.ä. gemeldet werden muss

Ausweispapiere und andere Unterlagen, die bei einer Geschäftsreise nicht fehlen dürfen

Um pünktlich und am rechten Ort für ein geschäftliches Treffen anzukommen, sind vollständige Reisedokumente erforderlich. Wenn das Fehlen eines Visums oder ein abgelaufener Reisepass bei einer Weiterreise Probleme bereiten, kann es zu der peinlichen Situation kommen, dass der geplante Termin verschoben oder ganz abgesagt werden muss. Um dieses zu vermeiden, stellen Geschäftsreisende ihre Reiseunterlagen komplett und in einer separaten Dokumentenmappe zusammen. So haben sie alles bei Bedarf schnell und unkompliziert greifbar. In die Reisedokumentenmappe von Geschäftsreisenden gehören die nachstehend aufgelisteten Unterlagen.

  • Firmenhandy/Firmenmobiltelefon einschließlich Ladegerät
  • privates Handy ebenfalls inklusive Ladegerät
  • Adapter für Ladegerät
  • ausländische Telefonkarte sowie Informationen über die Mobilfunkanbieter im Reiseland
  • Laptop mit aufgeladenem Akku
  • Laptopladegerät
  • Speichermedium für wichtige Unterlagen wie externe Festplatte/SD-Karte
  • Personalausweis
  • Reisepass
  • Visum
  • bei Bedarf formelle Bestätigung der Geschäftsreise durch den Arbeitgeber
  • Nachweis einer Auslandskrankenversicherung
  • Krankenversicherungskarte
  • Terminplan der geschäftlichen Verabredungen
  • Adressliste mit vollständigen Kontaktdaten der zu treffenden Geschäftspartner
  • Übersicht der Reisezeiten für Anschlussflüge oder -züge
  • Flugticket
  • Vielfliegerkarte
  • Zugticket
  • Bahncard
  • Hotelreservierung
  • Mietwagenunterlagen
  • Karte Mietwagenverleih
  • Führerschein
  • internationaler Führerschein
  • Mauttickets und Vignetten
  • Navigationsgerät und Straßen-/Landkarte
  • Auslandsreiseversicherung
  • falls vorhanden: Behindertenausweis
  • geschäftliche Notizen und Dokumente in Papierform, wenn sich nicht vorab gescannt und digitalisiert sind
  • Notizblock und Schreibutensilien
  • Taschenrechner
  • Präsentationsmappen, Broschüren oder Giveaways für die Geschäftspartner,
  • Visitenkarten
  • Reisewecker oder –uhr
  • Lesebrille

Tipp: Geschäftsreisende, die zügig umsteigen müssen können bereits vor der Reise eine sogenannte virtuelle Tour durch einige internationale Flughäfen oder Bahnhöfe machen. Auf Google Street View erhalten Interessenten Einblicke in die Terminals von zahlreichen Flughäfen in Europa, Amerika und Asien. So können Reisende den richtigen Weg schnell finden.

Hygieneartikel und Körperpflegeprodukte, die bei einer Geschäftsreise unabdingbar sind

Geschäftsreisende übernachten oftmals in Mittelklassehotels oder in Hotels der gehobenen Kategorie. Hier sind in der Regel einige Hygieneartikel standardmäßig auf dem Zimmer verfügbar. Das gilt jedoch nicht für jede Sterne-Klasse und insbesondere nicht im Ausland. Daher sollten Geschäftsreisende so penibel, wie sie ihre Geschäftspapiere vorbereiten und packen, auch mit Hygieneartikeln umgehen. Die folgende Packliste beinhaltet alle wichtigen Produkte, die auf einer Dienstreise ausschlaggebend sind.

  • Kulturbeutel mit Spiegel
  • Deodorant in Reisegröße
  • Rasierer (nass oder trocken inklusive Schaum, Klingen usw.)
  • After Shave
  • Eau de Toilette/Parfum
  • Haarshampoo
  • Duschgel
  • Handcreme
  • Gesichtspflegecreme
  • Haarbürste und –kamm
  • bei Bedarf Haarspray oder –gel
  • bei Bedarf Haarschmuck
  • Brille
  • Brillenputztücher
  • Brillenetui
  • Kontaktlinsen
  • Kontaktlinsenpflegemittel
  • Kontaktlinsenbehälter
  • bei Bedarf Makeup und Abschminktücher oder -lotion
  • Nageletui inklusive Feile und Schere
  • Handcreme
  • Nagellack und Nagellackentferner
  • Ohrenstäbchen
  • Watte
  • Pinzette
  • Ohrstöpsel
  • Schlafmaske
  • Nackenhörnchen
  • Tampons oder Binden
  • Papiertaschentücher
  • Reiseföhn
  • Zahnbürste
  • Zahnpasta
  • Zahnseide und Zahnstocher

Bekleidung für das geschäftliche Meeting und ein Dinner am Abend

Dienstreisen erfordern zum Teil eine umfassende Bekleidungsliste. Wenn über Tag ein Anzug mit Krawatte erwartet wird, kann es zum gemeinsamen Abendessen entweder legerer oder noch offizieller zugehen. Wer im Vorfeld nicht genau abschätzen kann, welche gesellschaftliche Verpflichtung ihn auf einer Geschäftsreise erwartet, sollte für alle Fälle ausgerüstet sein. Nachstehende Bekleidungsstücke sollten einen Platz auf der Packliste für eine Geschäftsreise finden.

  • Unterhemd oder T-Shirt zum Unterziehen
  • Unterhose
  • BH
  • Body
  • Socken
  • Strumpfhosen
  • Oberhemd
  • Bluse
  • Krawatte
  • Krawattennadeln
  • Einstecktuch
  • Anzug (Hose und Jackett, eventuell Weste)
  • Kostüm oder Hosenanzug für Damen (mit Blazer)
  • Gürtel
  • Jacke oder Trenchcoat zum Drüberziehen
  • Schal oder Halstuch
  • Schuhe, die schick aber bequem sind
  • T-Shirt oder kurzärmeliges Hemd/Bluse für casual
  • Stoffhose oder schicke Jeans
  • dünner Sweater oder Fleece Pullover je nach Jahreszeit und Zielland
  • sportliche Schuhe
  • Smoking
  • Cocktailkleid/Abendkleid
  • elegante Schuhe/Pumps
  • Schirm
  • Badelatschen und Badebekleidung für Wellnessbereich im Hotel
  • Schlafanzug
  • Kopfbedeckung (Sonnenhut oder Wintermütze, je nach Situation)
  • Sonnenbrille

Das Kofferpacken für eine längerfristige Dienstreise ist nicht ganz einfach. Schließlich soll die Garderobe am Zielort vorzeigbar sein. Wer einen Strandurlaub macht, kann in einem verknitterten Shirt herumlaufen. Bei einem wichtigen Geschäftstermin ist das in der Regel undenkbar. Wenn bei aller Vorsicht am Zielort der Anzug oder das Kostüm Knitterfalten zeigt, sollten Reisende die Sachen umgehend im Hotel an die Dusche hängen und das heiße Wasser aufdrehen. Nach einer Weile glättet der heiße Dampf die unansehnlichen Falten. Alternativ steht in Hotels gehobener Kategorie ein Bügelservice zur Verfügung oder das Zimmer verfügt über ein eigenes Bügelbrett nebst Bügeleisen.

Erste-Hilfe-Ausstattung bei Dienstreisen: Einige Medikamente sind unverzichtbar

Häufig bedingt eine enorme Zeitverschiebung Kopfschmerzen und Kreislaufbeschwerden. Wer trotzdem alle sieben Sinne konzentriert beisammen haben muss, um beim geschäftlichen Termin im Ausland zu glänzen, braucht bestimmte Hilfsmittel und Medikamente. Dumm ist für Dienstreisende ebenfalls, wenn sie am Zielort von Mücken zerstochen oder mit Durchfall zu einem Termin erscheinen müssen. Wer als Diabetiker dienstlich reist, sollte vorab klären, wie die medizinische Versorgung und Behandlungsmöglichkeiten am Zielort aussehen. Ein internationaler Diabetikerausweis ist in einem solchen Fall unerlässlich. Geschäftsreisende, die dauerhaft ein Medikament einnehmen müssen, erkundigen sich ebenfalls vor der Abreise, ob sie das Arzneimittel ohne drohende Schwierigkeiten mit sich führen dürfen. Hinsichtlich der Einführung von Medikamenten gibt es in einigen Ländern besondere Vorschriften. Für manche Dienstreisen ist es lebenswichtig, dass der Impfpass aktuell ist. Gegebenenfalls müssen zunächst Impfungen aufgefrischt werden. Diese Dinge sollten in jedem Fall auf einer Geschäftsreise dabei sein:

  • Reisetabletten oder –tropfen gegen Übelkeit
  • Kopfschmerztabletten
  • kühlender Menthol-Stift oder Tropfen zum Einreiben von Stirn und Nacken
  • Durchfalltabletten
  • Nasentropfen
  • Hustenbonbons und Hustensaft
  • Arznei gegen Erkältungserscheinungen
  • Koffeinpräparat gegen Müdigkeit
  • Baldrianpräparat zur Beruhigung
  • Verstopfungstabletten
  • Antibabypille/Verhütungsmittel wie Kondome
  • Allergietabletten
  • kühlendes Gel gegen Verstauchungen und Prellungen
  • Wundpflaster
  • Mullbinden
  • Mückenschutz und Creme gegen Insektenstiche
  • persönliche Medikamente
  • gegebenenfalls ein kleines, kompaktes Erste-Hilfe-Set für die Arbeitstasche
  • Diabetikerausweis oder andere individuell nötige medizinische Dokumente
  • Notfallkarte mit Angabe der eigenen Blutgruppe und wer im Notfall zu verständigen ist

Koffer, Rucksack oder Tasche: Was Geschäftsreisende über Tag brauchen

Wieviel Gepäck genau ein Geschäftsreisender mitnehmen muss, hängt im Wesentlichen von der Natur des Termins ab. Wenn es sich beispielsweise um einen Inlandsflug handelt, der zu einem kurzen Termin und im Anschluss gleich wieder nach Hause führt, ist keine Übernachtung fällig und somit nur Handgepäck vonnöten. Wer mit Handgepäck auf Dienstreise fährt, muss darauf achten, dass die Gepäckstücke die von der Fluglinie vorgeschriebenen Maße und Gewichte nicht überschreiten. Meist sind ein Handgepäck-Rollkoffer plus eine Handtasche oder Laptoptasche erlaubt. Welche Gepäckstücke und Utensilien von der Liste in Frage kommen, entscheidet jeder Geschäftsreisende nach Eigenbedarf.

  • Dokumenten Organizer
  • Schultertasche oder Rucksack für Laptop
  • Handtasche oder Brieftasche
  • Kleidertasche faltbar
  • Packwürfel
  • Reise-Trolley Handgepäck
  • Rollkoffer
  • Pilotenkoffer
  • Schutzhüllen für elektronische Geräte (Tablet PC, Handy usw.)
  • Vakuum- oder Kompressionsbeutel
  • Zip-Beutel für das Handgepäck

Sonstiges technisches Equipment, das die Dienstreise zu einem vollen Erfolg werden lässt

In etlichen Businessmeetings hat die Technik die Oberhand gewonnen. Präsentationen laufen auf großen Leinwänden, Beamer, Tablet-PCs und Notebooks gehören ebenso zum Standard wie Smartphones. Für einen leistungsstarken Auftritt während der Dienstreise sorgen aber nicht nur Mobiltelefon und Computer. Obwohl das Scannen von Dokumenten hilfreich ist, ein mitgebrachter Hotspot wichtige Zeit sparen kann, sind es noch zusätzliche Kleinigkeiten, die einen Geschäftstermin zu einem Erfolg machen. Einen Hemdkragen können Geschäftsreisende zum Beispiel blitzschnell mit einem Haarglätteisen bügeln, einen blinden Autoscheinwerfer mit Zahnpasta reinigen oder die Krawatte mit einer Sicherheitsnadel rückwärtig am Hemd befestigen, wenn die Krawattennadel fehlt. Simple Kniffe und diese Packliste helfen, Notsituationen auf Geschäftsreisen zu meistern.

  • Reisebügeleisen
  • Haarglätter
  • Lockenstab
  • Schuhcreme
  • Schuhbürste und Schuhputzlappen oder -schwamm
  • Fleckenteufel
  • Digitalkamera
  • Ersatzakkus für Handy, Laptop, Kamera, Computer
  • Ladegeräte für alle Akkus
  • Adapter für Steckdosen aller Länder
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • Nähzeug
  • Laserpointer für Präsentationen
  • wasserfeste Stifte
  • Whiteboard Marker (wasserlösliche Stifte)
  • mobiler Hotspot
  • USB-Stick
  • mobile Tastatur (mit Bluetoothfunktion)
  • Bluetooth Maus
  • Laptop-Schloss
  • E-Book-Reader für den Feierabend
2017-09-29T13:36:34+00:00